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# 在 Gemini 中创建并检查 PDF、Excel 工作簿和文档

> 用同一份获准使用的资料，在 Gemini 中创建 PDF、Excel 工作簿以及 Google Docs 或 Word 文档。打开保存的文件，检查公式并核对事实，然后再分享。

By BIG CHANGE Editorial

Published: 2026-10-20T14:55:39.875Z
Updated: 2026-10-20T14:55:39.875Z
Canonical: https://bigchange.ai/blog/gemini-create-check-pdf-excel-document-guide

![Conceptual charcoal illustration of an open three-pocket file case holding a report proof, an empty spreadsheet grid and a document proof on a wooden shelf.](https://bigchange.ai/api/media/file/gemini-file-bundle-hero-v2.png)
AI-generated conceptual illustration by BIG CHANGE.

Google 表示，Gemini Apps 可以直接在网页对话中创建 PDF、Excel 和文档文件。这样，你可以让每个文件都基于同一份获准使用的资料，而不必分别从头开始。难点在于检查保存后的文件：流畅的聊天回复不能证明公式在导出后仍然正确，也不能证明 Drive 文档存到了正确的账号。

## 重要变化

- **发生了什么变化：** Gemini 可以在对话中生成 PDF、`.xlsx` 工作簿，以及 Google Docs 文档或 `.docx` 文件。创建文件已成为对话的一部分，但具体可用性和限制取决于账号。
- **为什么重要：** 需要把同一份获准资料整理成多个版本的人，可以让每份输出使用同一个来源。不过，仍须逐个打开文件，核对事实、计算和访问权限。两份 AI 输出相互一致，并不能证明其中任何一份正确。
- **需要注意：** 是否采用整套文件，取决于其中最不可靠的一份。表格计算出错、PDF 遗漏限定条件，或文档分享权限不对，即使其他文件看起来已经完成，整套交付仍未完成。

## 准备一份获准使用的资料

1. 选择你拥有或获准使用的真实、注明日期的资料。它必须包含交付文件所需的文字和表格事实。粘贴或上传前，先取得资料所有者的许可，允许将这个确切版本提交到选定的 Google 账号。如果资料缺少工作簿所需数字，应取得包含这些数字且获准使用的资料，不要让 Gemini 编造数据行。
2. 打开 Gemini 前，先制作一份私密核对表。记录资料标题和版本、所有重要名称、日期、期间、数字、单位及限定条件，以及必需章节、表格列和数据类型、计算及舍入规则、输出审核人。明确 PDF、工作簿和文档各自的受众。注明需要原生 Google Docs 文档、Word `.docx` 文件，还是两者都要，并记录谁可以接收每份最终文件。
3. 在 [gemini.google.com](https://gemini.google.com/) 检查已登录账号，以及是否提供文件生成功能。[Google 电脑端帮助](https://support.google.com/gemini/answer/13275745)列出的支持格式包括 Docs、Sheets、PDF、DOCX 和 XLSX。个人、工作或学校账号可能适用不同访问规则；工作或学校管理员可能控制该服务。提交资料前，请阅读 [Gemini Apps Privacy Hub](https://support.google.com/gemini/answer/13594961)、所在组织的规则及当前[使用限制](https://support.google.com/gemini/answer/16275805)。额度因账号和功能而异，更高额度可能需要付费方案。应检查账号的实际限制，不要假定这套文件有固定费用。准备好 PDF 阅读器、Excel 或 Sheets，以及预定的文档编辑器，供后续检查。

## 在 Gemini 对话中创建三个文件

4. 开始一段对话，只提供已获准使用的资料版本。上传本地附件时，使用 **Add files**，再选择 **Upload Files**；[Google 上传帮助](https://support.google.com/gemini/answer/14903178)说明了上传路径和限制。对于获准使用的文字，可直接粘贴。大量或多份输入可能超出账号可用的上下文或使用额度，因此应根据核对表检查 Gemini 如何处理资料。将资料和你的指令分开。
5. 先请求 PDF。告诉 Gemini 实际受众、所需章节和资料版本。可以这样写：“仅使用已获准使用的附件资料［实际标题和版本］，为［实际受众］创建包含［所需章节］的 PDF。保留资料中的日期、单位和限定条件。标出缺失的证据，不要自行补全。提供实际 PDF 文件。”用你资料中的真实信息替换所有方括号内容。保存返回的 `.pdf` 文件，记录实际文件名和版本，再用 PDF 阅读器打开。逐页检查可读性，并将每项重要陈述、数字、日期、单位和限定条件与资料核对。聊天预览不能代替这项检查。
6. 在同一段对话中，请求基于同一资料版本的 Excel `.xlsx` 工作簿。根据核对表说明实际列名、行类型和计算，包括舍入规则。要求 Gemini 将没有依据的单元格留空或标记出来。保存实际的 `.xlsx` 文件，并用 Excel 或 Sheets 打开。将重要单元格与资料对照，检查公式及其引用范围，并根据原始数值独立重算每个重要总计或百分比。检查日期和数字类型、单位、显示的舍入、空白单元格及错误。记录任何差异，不要仅因总计看起来合理就接受。
7. 请求基于同一资料版本的文档。说明实际读者、章节，以及需要 Google Docs 还是 `.docx`。如果交付 Word，保存实际的 `.docx` 文件，并在预定编辑器中打开。对于原生 Docs 文档，在该路径可用时使用 **Share & export**，然后选择 **Export to Docs**；[Google 表示](https://support.google.com/gemini/answer/14184041)这会在 Drive 中保存一个新文档。打开生成的文档，记录其文件身份、目标账号和访问设置，并将标题、表格、实质内容和引用与资料核对。直接在对话中生成的文档可能有自己的 Drive 或下载控件，因此应查看实际显示的控件。如果需要 Docs 和 Word 两种格式，就都创建并检查。

## 核对整套已保存文件

8. 将 PDF、工作簿和文档分别与原始资料版本及彼此对照。核对所有共同数字、期间、单位、名称和限定条件。根据来源解决冲突，不要按生成文件中的多数结果决定。在核对表上记录每份文件的实际身份、版本、在目标应用中的打开结果、差异、审核人及决定。
9. 在基于资料的请求中修正错误，或在你有权限使用的目标编辑器中修正。另存新版本，再重新打开该版本。修改聊天回复不会改变之前下载的文件。如果不确定保存或 Drive 导出是否成功，先检查下载文件夹或 Drive 及目标账号，再决定是否创建另一份副本。保留有效的部分文件，但在 PDF、`.xlsx` 及所需文档路径全部通过检查之前，整套文件仍应标为未完成。
10. 请资料所有者批准最终检查过的文件，以及实际接收者或访问范围。生成文件不等于取得分享许可。交付前，重新读取原生 Docs 文档的访问设置，并确认选中的最终文件。

如果功能不可用，应检查当前账号、方案及管理员设置，不要用聊天文字代替文件。如果不允许上传或资料过大，先获准使用较小的资料节选，并重新检查所有事实；缩短后的资料可能遗漏关键限定条件。如果文件打不开、公式错误，或 PDF、文档导出改变了内容或版式，应记录确切故障，进行有限修正，再检查保存后的版本。Google 的文档介绍了文件类型和控件，但 BIG CHANGE 未为本指南使用 Gemini 账号、上传资料或测试任何生成文件。

有关另一种从资料到文件的工作流程，可阅读我们的[使用 Claude 将已核验 PDF 证据制作成 PowerPoint 演示文稿的指南](https://bigchange.ai/blog/claude-powerpoint-checked-pdf-evidence-deck-guide)；它从现有 PDF 开始，并检查最终演示文稿。

## 资料来源与延伸阅读

- [使用 Gemini Apps](https://support.google.com/gemini/answer/13275745)：Google 当前电脑端帮助列出对话文件生成、支持的格式，以及多数类型的下载或 Drive 选项，同时提醒 Gemini 可能出错。
- [现在可以在 Gemini 中生成文件](https://blog.google/innovation-and-ai/products/gemini-app/generate-files-in-gemini/)：Google 于 2026 年 4 月 29 日发布的公告确认支持 PDF、Word、Excel 和 Workspace 格式，并广泛推出功能。这不能证明某个账号当前的额度或任何文件的准确性。
- [上传和分析文件](https://support.google.com/gemini/answer/14903178)：Google 上传帮助说明本地上传路径及可变的输入限制；大份资料可能未被完整分析。
- [导出回复](https://support.google.com/gemini/answer/14184041)：Google 电脑端帮助介绍 Share & export / Export to Docs 路径，并说明 Workspace 设置会影响导出可用性。
- [Gemini Apps Privacy Hub](https://support.google.com/gemini/answer/13594961)：介绍发送资料所有者内容前应检查的数据处理方式和设置。本指南核查时，Hub 显示 2026 年 10 月 19 日，内嵌的 Privacy Notice 显示 2026 年 10 月 13 日。
- [Gemini Apps 限制与可用性](https://support.google.com/gemini/answer/16275805)以及[工作或学校账号访问](https://support.google.com/gemini/answer/14620100)：限制随功能、模型和账号而异；Workspace 许可证和管理员设置影响工作或学校使用。

## Sources

- [使用 Gemini Apps](https://support.google.com/gemini/answer/13275745) — 当前电脑端帮助列出网页对话生成 PDF、XLSX、DOCX 和 Workspace 文件，以及多数类型的下载或 Drive 选项，并提醒核查准确性。这不能证明读者的访问资格或实际结果。
- [现在可以在 Gemini 中生成文件](https://blog.google/innovation-and-ai/products/gemini-app/generate-files-in-gemini/) — Google 于 2026 年 4 月 29 日发布的公告列出格式类别和广泛推出情况。实际账号限制、文件质量及计算仍须检查。
- [在 Gemini Apps 中上传和分析文件](https://support.google.com/gemini/answer/14903178) — 本地 Add files / Upload Files 路径及输入限制。较大或较多文件可能未被完整分析，因此必须核对获准使用的资料。
- [从 Gemini Apps 导出回复](https://support.google.com/gemini/answer/14184041) — Share & export / Export to Docs 创建新的 Drive 文档。导出选项取决于账号；本文并未声称 PDF 和 XLSX 控件使用这些标签。
- [Gemini Apps Privacy Hub](https://support.google.com/gemini/answer/13594961) — 提交资料所有者的内容前，应检查数据处理方式。Hub 的 10 月 19 日和内嵌声明的 10 月 13 日分别对应不同文本；两者都不赋予上传或分享权利。
- [Gemini Apps 限制与功能可用性](https://support.google.com/gemini/answer/16275805) — 限制因账号、模型和功能而异；文档没有给出这套文件的固定价格、额度或耗时。
- [使用工作或学校 Google 账号访问 Gemini Apps](https://support.google.com/gemini/answer/14620100) — 许可证及管理员设置影响访问与数据处理；不能假定 Workspace 适用个人账号政策。