Buat dan periksa PDF, buku kerja Excel, dan dokumen di Gemini

Menurut Google, Gemini Apps dapat membuat berkas PDF, Excel, dan dokumen langsung dalam chat web. Anda bisa memakai satu sumber yang disetujui, alih-alih memulai setiap berkas secara terpisah. Pekerjaan terpenting adalah memeriksa berkas tersimpan: jawaban yang lancar tidak membuktikan rumus tetap utuh setelah ekspor atau dokumen Drive masuk ke akun yang benar.

Perubahan utama

• Apa yang berubah: Gemini dapat menghasilkan PDF, buku kerja .xlsx, dan Google Doc atau .docx dari chat. Pembuatan berkas menjadi bagian percakapan, tetapi ketersediaan dan batasnya bergantung pada akun.
• Mengapa penting: Orang yang menyiapkan beberapa versi materi yang sama dan telah disetujui dapat memakai satu sumber untuk semuanya. Namun, setiap berkas tetap harus dibuka untuk mencocokkan fakta, perhitungan, dan akses. Dua keluaran AI yang cocok tidak membuktikan salah satunya benar.
• Yang perlu diperhatikan:Keputusan memakai seluruh paket bergantung pada berkas terlemahnya. Perhitungan spreadsheet yang salah, batasan yang hilang dari PDF, atau Doc dengan pengaturan berbagi keliru membuat penyerahan belum selesai meskipun berkas lain tampak siap.

Siapkan satu sumber yang disetujui

1. Pilih sumber nyata dan bertanggal yang Anda miliki atau boleh gunakan. Sumber harus memuat teks dan fakta tabel yang diperlukan untuk hasil kerja. Sebelum menempel atau mengunggah, dapatkan izin pemilik untuk mengirim versi persis ini ke akun Google pilihan. Jika angka untuk buku kerja belum tersedia, dapatkan sumber berizin yang memuat angka tersebut; jangan meminta Gemini mengarang baris.
2. Buat daftar pemeriksaan pribadi sebelum membuka Gemini. Catat judul dan versi sumber, setiap nama, tanggal, periode, angka, satuan dan batasan penting, bagian wajib, kolom dan jenis data, perhitungan beserta aturan pembulatannya, serta peninjau hasil. Tentukan pembaca PDF, buku kerja, dan dokumen. Catat apakah dokumen harus berupa Google Doc asli, Word .docx, atau keduanya, serta siapa yang boleh menerima setiap berkas akhir.
3. Periksa akun yang sedang masuk di gemini.google.com dan apakah pembuatan berkas tersedia. Bantuan Google untuk komputer mencantumkan Docs, Sheets, PDF, DOCX, dan XLSX sebagai keluaran yang didukung. Aturan akses akun pribadi, kantor, dan sekolah bisa berbeda; administrator kantor atau sekolah dapat mengendalikan layanan. Sebelum mengirim sumber, baca Gemini Apps Privacy Hub, aturan organisasi, dan batas penggunaan terkini. Kuota berbeda menurut akun dan fitur; kuota lebih tinggi mungkin memerlukan paket berbayar. Periksa batas akun sebenarnya, jangan menganggap paket berkas ini memiliki biaya tetap. Siapkan pembaca PDF, Excel atau Sheets, dan editor dokumen tujuan untuk pemeriksaan berikutnya.

Buat tiga berkas dalam chat Gemini

4. Mulai chat dan berikan hanya versi sumber yang disetujui. Untuk lampiran lokal, gunakan Add files, lalu Upload Files; bantuan unggahan Google menjelaskan langkah dan batasnya. Untuk teks yang disetujui, tempel langsung. Masukan besar atau banyak dapat melampaui konteks atau kuota yang tersedia; cocokkan pengolahan sumber oleh Gemini dengan daftar pemeriksaan. Pisahkan sumber dari instruksi.
5. Minta PDF terlebih dahulu. Berikan pembaca sebenarnya, bagian wajib, dan versi sumber. Contoh: “Dengan hanya memakai sumber lampiran yang disetujui [judul dan versi sebenarnya], buat PDF untuk [pembaca sebenarnya] dengan [bagian wajib]. Pertahankan tanggal, satuan, dan batasan sumber. Tandai bukti yang hilang, jangan mengisi kekosongan. Berikan berkas PDF nyata.” Ganti setiap bagian dalam kurung siku dengan informasi sumber Anda. Simpan .pdf yang diberikan, catat nama berkas dan versi sebenarnya, lalu buka dalam pembaca PDF. Periksa keterbacaan setiap halaman dan cocokkan seluruh klaim, angka, tanggal, satuan, serta batasan penting dengan sumber. Pratinjau chat belum menyelesaikan pemeriksaan ini.
6. Dalam chat yang sama, minta buku kerja Excel .xlsx dari versi sumber yang sama. Sebutkan kolom, jenis baris, dan perhitungan sebenarnya dari daftar, termasuk aturan pembulatan. Minta sel tanpa dasar dibiarkan kosong atau ditandai. Simpan .xlsx sebenarnya dan buka di Excel atau Sheets. Cocokkan sel penting dengan sumber, periksa rumus dan rentang acuannya, lalu hitung ulang setiap total atau persentase penting secara mandiri dari nilai sumber. Periksa jenis tanggal dan angka, satuan, pembulatan tampilan, sel kosong, serta kesalahan. Catat ketidakcocokan, jangan menerima total hanya karena tampak masuk akal.
7. Minta dokumen dari versi sumber yang sama. Tentukan pembaca sebenarnya, bagian, dan apakah perlu Google Doc atau .docx. Untuk Word, simpan .docx sebenarnya dan buka di editor tujuan. Untuk Doc asli, gunakan Share & export, lalu Export to Docs jika jalur itu tersedia; menurut Google, dokumen baru disimpan di Drive. Buka Doc yang dibuat, catat identitas berkas, akun tujuan dan pengaturan akses, lalu cocokkan judul bagian, tabel, isi substantif dan kutipan dengan sumber. Dokumen yang dibuat langsung di chat mungkin mempunyai kontrol Drive atau unduhan sendiri; periksa yang benar-benar ditampilkan. Jika Docs dan Word sama-sama diperlukan, buat dan periksa keduanya.

Cocokkan paket berkas tersimpan

8. Bandingkan PDF, buku kerja, dan dokumen dengan versi sumber asli dan satu sama lain. Cocokkan setiap angka, periode, satuan, nama, dan batasan yang sama. Selesaikan konflik berdasarkan sumber, bukan suara terbanyak dari berkas buatan. Catat identitas dan versi sebenarnya, hasil membuka di aplikasi tujuan, perbedaan, peninjau, dan keputusan setiap berkas pada daftar.
9. Perbaiki kesalahan dalam permintaan berbasis sumber atau pada editor tujuan yang boleh Anda gunakan. Simpan versi baru dan buka ulang versi itu. Mengubah jawaban chat tidak mengubah unduhan terdahulu. Jika penyimpanan atau ekspor Drive belum pasti, periksa Downloads atau Drive dan akun tujuan sebelum membuat salinan lagi. Pertahankan berkas parsial yang valid, tetapi tandai paket belum lengkap sampai PDF, .xlsx, dan jalur dokumen wajib semuanya lolos pemeriksaan.
10. Minta pemilik sumber menyetujui berkas akhir yang telah diperiksa serta penerima atau cakupan akses sebenarnya. Pembuatan berkas tidak memberikan izin berbagi. Baca ulang pengaturan akses Doc asli dan pastikan berkas akhir pilihan sebelum penyerahan.

Jika fitur tidak tersedia, periksa akun, paket dan pengaturan administrator terkini, jangan mengganti berkas dengan teks chat. Jika unggahan dilarang atau terlalu besar, dapatkan izin memakai kutipan lebih kecil dan ulangi semua pemeriksaan fakta; pemendekan bisa menghilangkan batasan penting. Jika berkas tidak terbuka, rumus salah, atau ekspor PDF maupun dokumen mengubah isi atau tata letak, catat kegagalan tepatnya, lakukan koreksi terbatas, lalu periksa lagi versi tersimpan. Google mendokumentasikan jenis dan kontrol berkas, tetapi BIG CHANGE tidak memakai akun Gemini, mengunggah sumber, atau menguji berkas buatan untuk panduan ini.

Untuk alur lain dari sumber ke berkas, panduan kami membuat PowerPoint dengan Claude dari bukti PDF yang diperiksa dimulai dari PDF yang sudah ada dan memeriksa presentasi hasilnya.

Sumber dan bacaan lanjutan

• Menggunakan Gemini Apps: Bantuan Google terkini untuk komputer mencantumkan pembuatan berkas lewat chat, format, dan opsi unduhan atau Drive untuk sebagian besar jenis. Ada pula peringatan bahwa Gemini bisa salah.
• Kini Anda dapat membuat berkas di Gemini: Pengumuman Google pada 29 April 2026 memastikan dukungan PDF, Word, Excel, dan format Workspace serta peluncuran luas. Itu tidak membuktikan batas terkini akun tertentu atau ketepatan berkas.
• Mengunggah dan menganalisis berkas: Bantuan Google menjelaskan unggahan lokal dan batas masukan yang berubah; sumber besar bisa dianalisis tidak lengkap.
• Mengekspor jawaban: Bantuan komputer Google menjelaskan Share & export / Export to Docs dan pengaruh pengaturan Workspace terhadap ketersediaan ekspor.
• Gemini Apps Privacy Hub: Menjelaskan penanganan data dan pengaturan yang diperiksa sebelum mengirim isi milik pemilik sumber. Saat diperiksa untuk panduan, Hub menampilkan 19 Oktober 2026 dan Privacy Notice di dalamnya menampilkan 13 Oktober 2026.
• Batas dan ketersediaan Gemini Apps dan akses kantor atau sekolah: Batas berbeda menurut fitur, model, dan akun; lisensi Workspace serta pengaturan administrator memengaruhi pemakaian kantor atau sekolah.