Google 表示，Gemini Apps 可直接在網頁對話中建立 PDF、Excel 與文件檔案。因此，每個檔案都能從同一份獲准資料開始，不必各自重做。真正困難的是檢查儲存後的檔案：流暢的回覆無法證明公式匯出後仍正確，也不能證明 Drive 文件存入了正確帳戶。
重要改變
- 改變了什麼： Gemini 能在對話中產生 PDF、
.xlsx活頁簿，以及 Google Docs 文件或.docx檔案。建立檔案已成為對話的一部分，但可用功能及限制仍依帳戶而異。 - 為何重要： 需要將相同獲准內容製作成多個版本的人，可以讓每份成果依據同一來源。不過，仍須逐一開啟檔案，核對事實、計算與存取權限。兩份 AI 產出互相一致，不代表其中任一份正確。
- 應注意什麼： 是否採用整套成果，取決於其中最弱的一份。試算表計算錯誤、PDF 遺漏但書，或文件分享範圍不對，即使其餘檔案看似完成，交付仍未完成。
準備一份獲准使用的資料
- 選擇你擁有或獲授權使用、真實且註明日期的資料。它必須包含交付成果所需的文字與表格事實。貼上或上傳前，先取得資料擁有者同意，允許將這個確切版本提交至選定的 Google 帳戶。如果缺少活頁簿所需數字，應取得包含這些數字的獲准資料，不要要求 Gemini 虛構資料列。
- 開啟 Gemini 前，先製作私人檢核表。記錄來源標題與版本、每項重要名稱、日期、期間、數字、單位及限定條件，以及必要章節、表格欄位與資料型別、計算與四捨五入規則、成果審查者。設定 PDF、活頁簿與文件各自的讀者。註明文件應為原生 Google Docs、Word
.docx檔案，或兩者皆需，並記錄誰能收到各份最終檔案。 - 在 gemini.google.com 檢查登入的帳戶，以及是否提供檔案生成功能。Google 電腦版說明列出支援的輸出包含 Docs、Sheets、PDF、DOCX 及 XLSX。個人、工作或學校帳戶的存取規則可能不同；工作或學校管理員可能控管此服務。提交來源前，請閱讀 Gemini Apps Privacy Hub、組織規範及目前的使用限制。額度因帳戶與功能而異，更高額度可能需要付費方案。應檢查帳戶實際限制，不要假設這套檔案有固定費用。準備 PDF 閱讀器、Excel 或 Sheets，以及預定文件編輯器，供後續檢查使用。
在 Gemini 對話中建立三份檔案
- 開始對話，只提供獲准使用的來源版本。本機附件請使用 Add files，再選 Upload Files；Google 上傳說明介紹上傳路徑與限制。獲准文字可直接貼上。大型或多份輸入可能超出帳戶的可用上下文或使用額度，應依檢核表檢查 Gemini 對來源的處理。將來源與指令分開。
- 先要求 PDF。告訴 Gemini 實際讀者、必要章節與來源版本。可以寫：「僅使用已獲准的附件來源［實際標題與版本］，為［實際讀者］建立包含［必要章節］的 PDF。保留來源的日期、單位與限定條件。標示缺少的證據，不要自行補齊。提供真正的 PDF 檔案。」將每個方括號項目換成你資料中的真實資訊。儲存傳回的
.pdf檔案，記錄實際檔名與版本，再用 PDF 閱讀器開啟。逐頁檢查可讀性，並將每項重要敘述、數字、日期、單位及但書與來源核對。對話預覽不能完成這項檢查。 - 在同一段對話中，要求以相同來源版本製作 Excel
.xlsx活頁簿。依檢核表指定實際欄位、資料列類型及計算，包括四捨五入規則。要求 Gemini 將缺乏依據的儲存格留白或標記。儲存真正的.xlsx檔案，並用 Excel 或 Sheets 開啟。核對重要儲存格與來源，檢查公式及參照範圍，再用來源數值獨立重算每個重要總計或百分比。檢查日期與數字型別、單位、顯示的四捨五入、空白儲存格與錯誤。記錄任何差異，不要只因總計看起來合理便接受。 - 以同一來源版本要求文件。指定實際讀者、章節，以及需要 Google Docs 還是
.docx。交付 Word 時，儲存真正的.docx檔案並以預定編輯器開啟。原生 Docs 文件若提供該路徑，可使用 Share & export，再選 Export to Docs；Google 表示這會在 Drive 儲存新文件。開啟產生的文件，記錄檔案身分、目標帳戶與存取設定，並將標題、表格、實質文字和引用與來源核對。在對話中直接建立的文件可能有自己的 Drive 或下載控制項，因此請檢查實際顯示的選項。如果 Docs 與 Word 都需要，兩種都要建立並檢查。
核對整套已儲存檔案
- 將 PDF、活頁簿與文件分別對照原始來源版本，並互相比對。核對所有共用數字、期間、單位、名稱和限定條件。依來源解決衝突，不要以生成檔案中的多數結果為準。在檢核表記下每份成果的實際身分、版本、目標應用程式開啟結果、差異、審查者與決定。
- 在依據來源的請求中修正錯誤，或在你有權使用的目標編輯器中修正。另存新版本，並重新開啟該版本。修改對話回覆不會改變先前下載的檔案。若不確定儲存或 Drive 匯出是否成功，先檢查下載資料夾或 Drive 以及目標帳戶，再建立其他副本。保留有效的部分成果，但在 PDF、
.xlsx與所需文件路徑全數通過前，仍須將整套成果標為未完成。 - 請來源擁有者核准最終檢查過的檔案，以及實際收件人或存取範圍。生成檔案不等於取得分享許可。交付前，重新讀取原生 Docs 文件的存取設定，並確認選取的是最終檔案。
若功能不可用，請檢查目前帳戶、方案及管理員設定，不要以對話文字冒充檔案。若禁止上傳或資料太大，先取得使用較小節錄的許可，並重做所有事實檢查；縮短的來源可能遺漏關鍵但書。若檔案無法開啟、公式錯誤，或 PDF、文件匯出改變內容或版面，請記錄確切故障，做有限修正，再檢查儲存的修訂版。Google 文件介紹了格式與控制項，但 BIG CHANGE 並未為本指南使用 Gemini 帳戶、上傳來源或測試任何生成檔案。
另一種從來源到檔案的工作流程，可參閱我們的以 Claude 將核實的 PDF 證據製成 PowerPoint 簡報指南；它從既有 PDF 出發，檢查最後產生的簡報。
資料來源與延伸閱讀
- 使用 Gemini Apps：Google 目前的電腦版說明列出對話檔案生成、支援格式，以及多數類型的下載或 Drive 選項，也提醒 Gemini 可能出錯。
- 現在可在 Gemini 生成檔案：Google 於 2026 年 4 月 29 日的公告確認支援 PDF、Word、Excel 與 Workspace 格式，並廣泛推出功能。這不代表某個帳戶目前的限制或任何檔案的正確性已獲確認。
- 上傳及分析檔案：Google 上傳說明介紹本機上傳路徑及變動的輸入限制；大型來源可能未被完整分析。
- 匯出回覆：Google 電腦版說明列出 Share & export / Export to Docs 路徑，並指出 Workspace 設定影響匯出可用性。
- Gemini Apps Privacy Hub：說明提交擁有者內容前應檢視的資料處理與設定。本指南查核時，Hub 顯示 2026 年 10 月 19 日，內嵌的 Privacy Notice 則顯示 2026 年 10 月 13 日。
- Gemini Apps 限制及可用性以及工作或學校帳戶存取：限制因功能、模型與帳戶而異；Workspace 授權與管理員設定影響工作或學校使用。
